プレゼンの準備、5つの基本は?時間配分、最後のまとめ方は?

この記事の結論は「プレゼンは準備がすべて。準備の5つの基本を守り、用意周到に準備をし、プレゼンを自己成長の場にするのがオススメ」です。営業、企画、製品担当、人事、チームリーダー、マネージャーなど、ビジネスシーンではあらゆる役割の人にプレゼンが求められます。ただ話す必要があるのに、人前で話すことが苦手な人も多いのではないでしょうか。この記事では、プレゼンの準備の基本を5つに分けてご紹介します。時間配分や最後のまとめ方についても併せてまとめました。

プレゼンの準備、5つの基本

  • 聴講者のニーズを把握する
  • ストーリーを紙1枚にまとめる
  • 練習が多いほど成功に近づく
  • 早く会場入りして聴講者と話す
  • プレゼン直前まで推敲する

プレゼンの準備の基本1「聴講者のニーズを把握する」

プレゼン

プレゼンの基本原則は「聴講者が聴きたい話を話す」ことです。

自分が話したい話よりも、聴講者が聴きたい話を主語に考えるのが最も大事な考え方です。プレゼンのテーマや参加する聴講者の属性などから、ニーズを予測します。

最も良いのは、参加する方にプレゼンへ期待していることをあらかじめ電話で聞いたり、アンケートをとったりすることです。

聴講者のニーズを把握し、相手の期待に応える内容を準備するのが、プレゼンの準備の基本で最も重要なことといえます。

 

プレゼンの準備の基本2「ストーリーを紙1枚にまとめる」

プレゼンの準備で省きがちなのがストーリーをまとめるタスクです。

プレゼンのストーリーがまとまっていない段階で、スライドやパワーポイントを作り始めてしまう人もいます。

「聴く側のニーズ」と「自分が提供できること」の接点を見出し、自分が提供できることをまとめてストーリーを描きましょう。

目安の量はA4の紙1枚です。

話す内容や順番などの骨組みを決めて、それぞれに中タイトルをつけます。中タイトルを読むだけで話が伝わるかを検証しましょう。

本の目次をみると、その本のメッセージが伝わるように、ストーリーも本でいう目次の役割を果たすものであるべきです。

 

プレゼンの準備の基本3「練習が多いほど成功に近づく」

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ストーリーができたら、資料を準備し、すぐに練習にとりかかりましょう。誰かに聞いてもらいながら、本番同様の緊張感をもって話すのが最もオススメです。

ポイントは、本番だと思ってまったく同じ状況を想定して練習することです。「ここではこんなことを話します」というように、練習だからといって省く箇所があっては効果が薄れてしまうのです。

プレゼンは練習回数が多ければ多いほど、本番での完成度が間違いなく高まります。

資料の中身も、練習によって第三者に見てもらうことによって改善点が見えてきます。大事なプレゼンであればあるほど、納得がいくまで練習をしてください。

 

プレゼンの準備の基本4「早く会場入りして聴講者と話す」

プレゼンの日はできるだけ早めに会場入りし、会場の雰囲気を掴んだり、実際にステージに立ってリハーサルしたりすることも大事な準備です。

オススメは、早めに来場した聴講者と話をすることです。

名刺交換などをしながら、「今日はどんなことを期待していらっしゃったのですか?」「日ごろお困りのことはなんですか?」といった質問をし、基本の1である「ニーズの把握」をします。

併せて、直接話して人間関係をつくることで、プレゼンの前から自分のファンを作ってしまうのです。たった1人ファンがいるだけでも、プレゼン中の心強さはガラリと変わるのです。

 

プレゼンの準備の基本5「プレゼン直前まで推敲する」

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プレゼンする内容は1分前まで推敲を重ねるべきです。

プレゼン上手な人ほど、直前まで推敲を重ね、メッセージにこだわります。骨子は変えずとも冒頭の入り方や使う具体例などは、いくらでも推敲可能です。

話す直前の出来事をニュースサイトやTwitterで見て最新のニュースを取り入れると、準備してきたことをただ話しているだけでない、プレゼン上級者の印象を与えることができます。自分が誰かの後に話をするのであれば、前に話した人の話に触れるのも上級者テクニックの1つです。

 

プレゼンの準備、時間配分は?

プレゼンの時間配分は、練習を重ねて身につけておくことが大前提です。それでも本番は何が起こるかわかりませんので、時計を見える位置におき、都度確認できるようにしておいてください。

大会場でのプレゼンであれば、アシストしてくれる人を目の前に配置し、画用紙で「あと何分か」をわかりやすく教えてもらうようにしてもらうようにしましょう。

プレゼンは、早く終わるほうが、長引いてしまうよりは良いです。相手の貴重な時間を自分の準備不足を理由に引き延ばすのは、やってはいけないことのうちの一つです。

大事なことなので繰り返しますが、時間配分を体で覚えるまで練習してください。

 

プレゼンの準備、最後のまとめ方は?

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プレゼンの最後は、最も伝えたいメッセージを、感謝の気持ちと共に伝えましょう。

「結局このプレゼンで最も言いたかったことは何か」を映画のエンディングのようにまとめるのがプレゼンの最後のあるべき姿です。

また、たとえ10分のプレゼンであっても、聴講者にとって、人のプレゼンを聴くのは集中力のいるタスクです。プレゼンを最後まで聴いてくれたということは、その時間を自分に投資してくれたという証でもあります。

自分なりの出来栄えはどうあれ、最後は感謝の気持ちで終えるのが誠実な態度といえます。

 

プレゼンは準備がすべて

どんなに優れたプレゼンテーターでも「準備をしてはいけない」という条件をつけたら、魅力的なプレゼンをすることは不可能でしょう。

それほど、プレゼンは準備がすべてなのです。

プレゼンの天才、スティーブ・ジョブズですら、周囲が驚くほどエネルギーをかけてプレゼンの準備をしていたのは有名な話です。

「自分の話には自信がある」「当日の勢いで乗り切る」という考えを持っている人ほど要注意です。良い意味で自分のプレゼン力に自信を持たず、用意周到に準備をし、プレゼンの機会を自己成長の場にしてくださいね。

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