就活生のメール、5つの基本マナー!メールで印象を落とさないためには?

この記事の結論は「ライバルに差が付く5つのメールマナーの基本は、誰でも簡単に身に付けることができる」です。ビジネスシーンにおいては、Eメールでのやりとりが基本です。スマートフォンが普及し、LINEやSNSのメッセンジャーでのやりとりが増え、普段からEメールのやりとりに慣れていない就活生も多くいるようです。この記事では、就活生がEメールでのやりとりをする際に気をつけるべき5つのマナーをまとめました。面接の日程調整やOB訪問で印象を落とさないよう、Eメールでのコミュニケーションを自分のスキルとして身につけてくださいね。

就活生のメールマナー

  • 1「メールアドレス」
  • 2「件名と署名」
  • 3「結論から書く」
  • 4「ビジネストーンで、ミスなく」
  • 5「返信の早さ」

就活生のメールマナー1「メールアドレス」

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以下のようなメールアドレスは自分の印象を悪くする可能性が高いです。自分のメールアドレスに問題がないか、確認してみてください。

「顔文字入っている」「奇抜な」メールアドレス

例えば@より前が「i.am.hanako>_<」や「 hanako.love.taro」などのメールアドレスは、相手に幼稚な印象を与えます。また「hanako.love.taro」のメールアドレスを見て「文法的にはHanako loves Taroが正しい。この学生は基本的な英文も書けないのか?」とマイナスイメージを持たれることもあります。メールアドレスの内容によってマイナスイメージを抱かせてしまうのはもったいないですね。

 

携帯電話のメールアドレス

指定がない限り、携帯アドレスを登録するのも避けるべきです。容量や文字数制限、受信制限によりメールの送受信ができないことがあるからです。

 

複雑なメールアドレス

メールアドレスは履歴書に手書きで書くこともあります。人事の方がメールアドレスを打ち込む際に間違えるケースも想定されます。誤認されないよう「ハイフンとアンダーバーを多用する」「数字の0と英語のoを組み合わせる」などのメールアドレスも避けましょう。同じ理由で、必要以上に長いメールアドレスも就職活動においては適切ではありません。1日数十人にメールを送ることもある人事の方への配慮として、大切なマナーですよ。

 

同業他社のメールアドレス

例えばヤフー株式会社の面接を受けるのに、GmailやHotmailのアドレスを利用する人がいます。「そこまで気にするか」と考えている就活生もいるようですが、自社サービスを愛している企業のなかには、競合サービスで応募してくることを「配慮に欠ける行動」と評価する場合もあるのです。メールアドレスを提供している企業を受ける場合には、その企業のアドレスを取得して選考に臨んでください。

メールアドレスを提供している企業を複数受ける場合は、それぞれの企業ごとにメールアドレスを分ける配慮をしたほうが、その配慮をしない就活生よりも好印象です。

 

望ましいメールアドレス

自分の名前や苗字、誕生日の組み合わせなど「シンプル」なものが一番です。メールアドレスの個性を評価する企業はほとんどありません。先ほど紹介した同業他社問題もあるので、ドメインは学校から支給されるアドレスを使うのが最適といえます。

 

就活生のメールマナー2「件名と署名」

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件名と署名はビジネスマナーとして、必ずメールの最後に添えるべき項目です。

社会人のなかには、朝から何百通ものメールをチェックしてから仕事にとりかかる人もいます。 人事の方は就活生だけでなく、社内外とのやり取りもしています。件名が入っておらず一目で内容のわからないメールは、見落とされてしまったり、自動的に迷惑メールに振り分けられてしまったりすることもあります。

署名は、本文で名乗っているので入れなくても問題ないと考える方が多いようですが、どんなに短い内容のメールであっても以下の4点を入れるのがビジネスマナー的には正しいです。

  • 名前(ふりがな)
  • 学校名、学部
  • 携帯電話の番号
  • メールアドレス

返信の際にも自動で署名が添付されるように設定をしておくと、もれがなくてオススメです。

 

就活生のメールマナー3「結論から書く」

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例えば面接日程の再調整を学生が企業に依頼する際、「申し訳ありません。●●時から予定していたアルバイトが☓☓時に変更になりました。御社の面接を優先したいので交渉を重ねたのですがダメでした」というメール内容を送る学生がいます。このままだと結論がわからないばかりか、言い訳がましくて印象を落とします。

宛名と挨拶をした後に、「大変恐縮なのですが、●/●(曜日)13:00からお約束していた面接を以下の日時にご変更頂けませんでしょうか」という結論から書いてください。

●●株式会社 ●●様

●●大学●●学部の●●です。 お世話になっております。

大変恐縮なのですが、●/●(曜日)13:00からお約束していた面接を以下の日時にご変更頂けませんでしょうか。

という流れがこの場合の最適な流れになります。 日程は3日分を目安に提示し、時間は「13:00から17:00」という形式で自分の調整可能なスケジュールを明記すると、メールを受け取った側が調整しやすいですよ。

 

就活生のメールマナー4「ビジネストーンで、ミスなく」

就職活動のやりとりのメールに「!」マークや顔文字を使う学生がいますが、ほぼ100%印象を悪くします。ビジネスシーンにおいて不適切な表現だからです。また、改行がなく長文のメールは相手が読みづらいので、3行ごとの改行を目安にしてみてください。

メールを書き終えたら、文頭から最後まで見直す習慣を身に付けましょう。ミスが目立つメールは印象を悪くすることもあります。特に金融系は少しのミスが大きな問題になることもある業界です。金融業界で働く人は普段から、誤字脱字のないメールを心掛けていることが多いです。

特に配慮をしてください。少しのミスであれば意味は通じますが、役職や名前、メールアドレスそのものなど、取り返しのつかないミスをなくすためにも見直しをする習慣を身につけてください。見直しの習慣は社会に出てからも役に立ちますよ。

 

就活生のメールマナー5「返信の早さ」

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どんな内容においても、返信が早いことはビジネスメールにおいて1つの価値です。用件を一秒でも早く終わらせたい相手にとっては、メールの返信が早ければ早いほど1つのタスク完了に役立つからです。遅くとも24時間以内に返信することをルールにしてください。もちろん、スピードだけでなくこれまで紹介した他のマナーを満たした内容であることが前提です。

 

メールで印象を落とさないように

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この記事のアクションアイテムは

「適切なメールアドレスの準備」

「署名の設定(自動返信も忘れずに)」

「結論から書く練習」

「メールを書き終えたら文頭から最後まで見直す」

「早く返信する」です。

紹介した5つのメールマナーの基本を身に付ければ、知らずのうちに悪い印象を与えているその他大勢のライバルに差を付けることができます。数多くの学生を少ない情報で判断する就職活動シーンにおいては微差が大差になるのです。少しの手間や気遣いで悪い印象を与えることを防ぎ、有利に就職活動を進めてくださいね。

 

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