ビジネスシーンにおけるメールの書き方、5つのポイントは？署名は必要？

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要件を的確に伝えるためのメールの書き方

ビジネスシーンにおいてメールを書く機会は想像以上に多いです。メールのメリットは、宛先がわかれば「誰にでも、いつでも」送れることです。直接会うことや電話に比べて、相手の時間を奪うことなく用件を明確にできるのも多忙なビジネスシーンにおいて重要なポイントです。

一方で、何を言いたいかわからないメールを送ってしまうと信頼を落としかねません。相手の印象に残らなかったり、読まれなかったりするメールは相手に用件が伝わらず、いつまでも仕事が進まないということもあります。

以下では、メールの書き方に関するポイントをまとめました。

メールの書き方のポイント1「件名に結論を書く」

メールの目的は「相手が一秒でもはやく用件を理解し、必要に応じた行動をさせること」とすると、最も重要なのは件名です。件名に結論を明記することは、相手の時間を短くする配慮になるからです。

特に上司など、頻繁にやりとりする社内の人向けのメールは「件名のみ」で済む内容を「件名のみ」で送ることがお互いの時間短縮に繋がります。

A社との交渉が予定通り完了したことを伝える場合、「件名のみ報告: A社との交渉は予定通りの条件で合意。見積作成にとりかかります」とだけ件名に書いて送るのです。次のアクションまで書いておけば、何か別の指示がある場合にはスムーズに返信をもらうこともできます。

相手の時間も自分の時間も削減できる「件名のみメール」は企業全体の生産性を確実に高めます。

いきなり送るのが不安な場合は「お互いの仕事を減らしチームの生産性を高めるため、一部のメールを件名のみでお送りしてもよろしいでしょうか」と事前に許可をとれば安心ですね。

メールの書き方のポイント2「短く、シンプルに、ミスなく」

あなたのメールを読んでいる人は、これからあと100通のメールに目を通すかもしれません。その前提に立つとメールは、短く、シンプルであることに価値があります。

• 「短文を使う」
• 「3行ごとに改行をする」
• 「相手にして欲しいことを明記する」
• 「期限を明記する」

の4点は、短くシンプルなメールのポイントです。

メールを書いたら、送る前に全文を読みなおしてください。誤字脱字、社名や宛先、宛名にミスがないか、もう一度確認をしましょう。人間誰でもミスはします。多少の誤字や意味の違いであれば、問題なく伝わります。

ただ、宛先を誤って送ったり、社名や宛名を間違えてしまったりするミスは、すべてを台無しにするリスクをはらみます。 短く、シンプルなメールは全文確認も楽なので、ミスをなくすことにも繋がりますよ。

メールの書き方のポイント3「返信には署名を自動添付」

メールの返信には、自分の署名を自動添付するように設定しておきましょう。メールのやりとりをしている相手は、あなたとすぐに電話で話したいかもしれません。あなたの会社の住所と郵便番号が必要かもしれません。そんなとき、あなたの電話番号や住所を探す手間と時間を省いてあげることが、3つ目のポイントです。

良いビジネスメールは「相手にどれだけ配慮をできているか」がポイントです。少なくとも、あなた直通の電話番号は常に自動添付されるように設定してください。

メールの書き方のポイント4「定形フォーマットを準備」

書き出しや結びの言葉、よく使う文章などはあらかじめ定形フォーマットとして準備しておくと時間短縮に繋がります。メールを送る回数が多ければ多いほど、定形フォーマットが効力を発揮します。

オススメは、「Google日本語入力」というツールをPCに入れることです。文章の作成スピードが格段にあがります。予測変換の精度が高いので、よく使う文章を最後までタイプせずに文章にすることができるツールです。

たとえば「いつもお世話になります」という文章は、「い」だけをタイプした瞬間に予測変換機能でリコメンドされます。

「いつもお世話になります」「先ほどお電話を差し上げましたがご不在でしたのでメールにて失礼をいたします」「表題の件にてメールを致しました」「以下日程ですと、ご都合はいかがでしょうか」「以上です。引き続きどうぞよろしくお願いします」など、よく使う定形フォーマットはGoogle日本語入力を使うだけで自動的にリコメンドされるようになり、時間短縮に繋がりますよ。

フリーツールなので無料で使えます。まだダウンロードしていない人はぜひ使ってみてください。

メールの書き方のポイント5「相手が行動をする工夫」

シンプルなメールを速く作れることは重要なスキルですが、あなたのメールを受け取った相手が行動を起こしてくれなくてはメールを送った目的は達成されません。メールに「相手が行動をする工夫」が伴うと、さらに効果的になります。

ポイントは2つあります。

「少しだけ感情を込める」

ビジネスメールはどうしても簡素になり、冷たい印象を与える弱点があります。少しだけ感情を込める工夫をすると相手の印象に残りやすくなり、相手の行動に繋がりやすくなるのです。

• 「今日は真夏日になるようですので、外出する際は熱中症に注意してくださいね」
• 「次回お打ち合わせの際には先般お薦め頂いた本の感想をお伝えしたいです。今年読んだ本の中で一番印象的でした」
• 「今朝、御社の新しいCMを拝見しました。❍❍というメッセージが訴求のポイントですか？」
• 「今朝の日経新聞に御社が出ていました。新たなチャレンジのタイミングなんですね」

など、相手への配慮や相手企業への敬意をベースに、感じたことを一言添えるだけでも他のメールとの差別化に繋がりますよ。ただ、馴れ馴れしすぎる内容や「！」、顔文字を使う文章は余程の関係性がない限りリスクが高いので控えましょう。

「メールの後に電話をする」

メールを送っただけだと相手が読んでいないこともありますし、システムエラーで届いていない可能性もあります。重要な用件であればあるほどメールの後に電話をすることを心掛けてください。

先方が不在であれば「何時にお送りしたメールの内容を確認し、お手すきの際にご返信頂けますか」と伝言を残し、繋がったら「先ほどお送りしたメールの件、ご確認お願いできますでしょうか」とやりとりしておくことで、相手が行動してくれる確率が格段に高まりますよ。

自分なりのルールつくりを

この記事を見て「自分なりのメールルールを確立したい」と思った方のアクションアイテムは

「件名のみメールを送る相手に許可をとる」

「返信に署名自動貼付を設定する」

「定形フォーマットを準備する」

「Google日本語入力をインストールする」の4つです。

優秀な同僚が、普段送っているメールの内容を見せてもらい、どんな点に工夫をしているかを教えてもらうのもオススメです。メールへの感情の込め方を勉強したい場合は読書をしてください。本を多く読み自分の語彙力や情緒力を磨くことができれば、絶妙な感情の込め方を学ぶことができますよ。