20代で読んでおくべき本「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ」書評

この記事は書評に関する寄稿記事です。40代ビジネスパーソンの方より頂いた、40代目線から見た20代のうちに読んでおくべき本の書評をもとに構成しています。今回は「99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ」についてまとめました。非効率的な仕事をしていませんか?その無駄をなくすことで生産性を上げることができるかもしれませんよ。

99%の人がしていないたった1%の仕事のコツってどんな本?

この本は、外資系監査法人デロイトトーマツコンサルティング株式会社でシニアマネージャーを務める河野英太郎氏の著書です。

河野氏は大企業を中心に、人事制度改革やコミュニケーション改革、人材育成、組織行動改革などコンサルティング業務を行ってきました。

河野氏の経験から、日本人は礼儀を意識しすぎるあまり無駄なことに時間を割きすぎているといいます。この本はもっとスムーズに仕事を進めていくためもちょっとしたコツがまとめられています。

指摘してくれる上司がいるならまだ幸せです。そうでなかったとしても、若手社員が仕事の進め方を知るためには必見の1冊です。

 

礼儀はむしろマイナス?

本書では「まじめ」と「みじめ」は1字違いと指摘しています。礼儀をわきまえることは社会人として最低限のマナーですね。

上司やお得意先に報告やメールなど、細かいところまで日本的な礼儀に即して丁寧にしようと心がけます。しかしこうしたまじめさは、スピードと判断が必要なビジネスの場においてはむしろマイナスである場合も多いそうです。

時間ロスは無駄な労力を生み、逆に生産性を落としている可能性すらあります。ちょっとした仕事をすすめるためにコツさえ意識してやれば業務は大きく改善するといいます。

大きなポイントは3つです。

仕事を効率的に進める3つのコツ

  1. ポジティブな言い方に変える
  2. 報告は「対面→電話→メール」
  3. 無駄な時間を削減し、別の業務に活かす

 

1.ポジティブな言い方に変える

例えば上司に「プレゼンの資料どうなった?」聞かれたときどのように答えていますか。本当にできていない場合は別として、謙遜から「まだ準備不足なのですが」という前置きをつけていないでしょうか。

同じプレゼン資料を自信もって渡すのと自信なさげに渡すのとでは、受け取った側の反応が全く異なるといいます。

準備不足と渡された資料を見たら当然ネガティブなコメントが返ってくることになる可能性が高くなります。結局資料を作り直すという無駄な時間と労力がかかってしまいます。

上司に報告をしなければと席に向かい、忙しそうで迷惑をかけるかもしれないと「いまちょっといいですか?」と声をかけることはないでしょうか。

こうすると「いま忙しいので後にして」と言われるのがオチです。

するとあなたは席に戻って自分の仕事に入ります。チラチラと上司の様子を見ながらの仕事になるので効率も悪くミスも出るでしょう。

そうこうするうちに上司が外出し報告できないまま夜を迎えます。すっかり報告することを忘れて、上司から「あの案件なんで報告しないんだ!」と怒られるなんていう笑い話のようなことが起こり得ます。

こんな事態を避けるために「1分お時間下さい」というのがベターだとしています。どんな人でも時間が限定されれば終わりが見えているので、話を聞こうとするものです。

 

2.報告は「対面→電話→メール」

伝えられる情報量の多さとレスポンスの速さを考えると、この優先順位にすべきだと言います。

メールを書く時間というのは思った以上に長く、効率的とは言えません。仮にメールを送らなければいけない場合はレスポンスの速さを第一に考え、まずタイトルに話の中身を記入してしまうなど単刀直入に伝えることが大切です。

日本的な季節の枕詞や美辞麗句などはあくまでプラスアルファで、結論から先に伝えます。

また、判断を仰がなければいけない場合は返信の選択肢をA、Bと示して送信するのがコツです。先方もどちらか選んで答えればいいので、やり取りもスムーズになり速く仕事が進みます。

 

3.無駄な時間を削減し、別の業務に生かす

例えば海外のビジネスマンから見ると、日本企業は会議の時間が長すぎると言います。

日本企業の多くがこれまでまじめに時間を割いてきた仕事を考え直し、目的とゴールを明確にするといった工夫をすることによって、自分にとっても相手にとっても負担を軽減する時間づくりをしましょうと提案しています。

例えば毎週火曜日の午前中、今後の営業数字の見込みを報告する会議があったとします。

各担当からお得意先の今後の数字など報告されます。会議には上司と現場含めて6人参加していたとすると、月に4回、3時間の会議で「3時間×6人×4回=72時間」が費やされることになります。

この会議はそもそもまず必要なのでしょうか?案件ごとにエクセル表を作って情報をそこにいれて全員が見れるように共有しておけばいいのではないでしょうか。

空いた72時間を別の仕事にあてれば残業も減り、生産性もあがり、大きな価値を生みます。

 

生産性を上げる

少ない労力で大きな成果を上げることを生産性が高いといいます。

時間は有限です。ムダを省いて成果を残し続けることを意識しなければ世の中のスピードについていけなくなり、結果市場価値が落ちてしまう時代になります。

ちょっとしたコツを身につけて生産性の高いビジネスパーソンになりましょう。

 

会議を減らす:編集後記

ドイツでは、平均して日本の80%程度の労働時間で1人あたり約1.5倍のGDPを生み出しているといわれています。日本より生産性が高いといえます。

ドイツの企業では会議時間は短く済ませるのがトレンドです。ドイツのある企業では、会議は最小限の人数で、たったまま行うというのが決まりになっています。

それに比べて日本では、何人もの人を集めてたくさんの資料を読み込みます。ときにはその会議は1時間でおさまりません。

この会議は本当に必要でしょうか。

無駄だと感じている会議がある人は、会議を減らすところから初めてもいいかもしれません。

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